艺术学院收藏室是对内服务于教学、对外实施学术交流的、集展览、收藏、交流与服务的美术作品藏馆 。为加强藏馆公共设施及藏品管理，特制定本办法。
第一条 总则
一、收藏的优秀课程作品主要用于专业教学课堂示范、学术交流展、教学成果展、艺术学院其他因公关系的使用，任何人不得以个人目的借用。
二、艺术学院对收藏作品拥有使用权和所有权，但作者对选留作品可以用于个人推荐材。
三、凡隶属收藏室的公共设施，包括展台，展架等，未经同意，一律不得外租、外借。
四、藏品要按科学方法分类上架、妥善收藏。保管工作必须做到：制度健全、帐目清楚、编目详明、保管妥善、查用方便。
五、 定期对各类藏品的数量清点和归位，并负责检验、登记及注册，对各类展品、藏品等文图资料实施电子档案储存。
第二条 收藏品管理方式
一、按统一格式进行编号，信息录入规范作库。藏品名称以各教研室提供的名称为依据，不得私自更改，收藏品定名一般为：作品名称、作者、班级名称、指导老师。
二、每学年按固定标准进行作品装裱并分类永久保存。
三、每学期为作者统一发放《桂林理工大学艺术学院优秀作品收藏证》。
四、按作品成本核算补贴作者制作经费 。
五、进馆的藏品，必须办理登帐、编目、入库手续。藏品出入库必须办理出库、入库手续对藏品的数量和现状，必须认真核对，点交清楚。
六、学院每次布展后归还的所有作品，管理员必须进行细致地清点并收放原处。
第三条 借记手续办理及处罚规定
一、作品使用借还手续
需遵循以下工作流程：
（一）使用人通过查询藏品目录需要使用的作品并将编号告知管理员。
（二）管理员根据编号查找藏品并在专用支借本上标明作品完好度和借用日期。
（三）使用人认同完好度鉴定后在支借本上签字，完成借用手续。
（四）使用人在规定期限内使用完后归还收藏室，管理员在审核作品数量和完好度后在支借本上注销并注明还期。
（五）管理员按编号将作品收放原处。
备注：若外单位需要借用相关藏品，必须经综合实验办主任同意后，签写租借凭据，注明租借作品名称以及借用时间并落款借用人单位（签章）及签名。
二、违规处理
（一）造成作品丢失的限制一年借用权。
（二）因使用不当造成作品破损的按破损程度照价赔偿，造成作品无法使用的同第一条。
（三）作品转借他人或疏于保管的，限制一年借用权。
（四）作品逾期不还的给予记过。
