为进一步规范学院博雅讲堂的使用管理，优化服务保障，提高博雅讲堂使用效率，现对博雅讲堂使用做以下说明：
一、博雅讲堂由学院办公室统一办理借用手续，负责使用登记与调度等相关事项，做到“谁借用，谁负责”，会议流程、会议管理、设备维护和活动后卫生清理等相关事宜由组织活动借用人负责，做到恢复借用前状态，保证下次顺利使用。
二、为了避免博雅讲堂使用时间发生冲突，使用前需至少提前两个工作日通知学院办公室，填写《艺术学院博雅讲堂使用申请表》，学院相关领导审批后交回学院办公室备案，以便统一安排。填写《艺术学院博雅讲堂使用申请表》时，需说明使用情况。明确使用时间、参会人员、活动主要内容、申请人及联系电话、安全负责人等信息，如有需要学院办公室协办等事项需提前注明，以便学院办公室根据情况做好相关协调安排。
三、如有外校或相关业务部门来我院交流，需提前两天通知学院办公室，以便汇总博雅讲堂借用情况及准备相关会议用品等。如学院各系、各职能部门内部使用，需提前一天申请。
四、博雅讲堂使用需遵循学院接待上级部门及学院重大会议优先使用，如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室，立即开启博雅讲堂先行使用，事后补办有关手续。
五、如临时取消申请，需再次使用时，需重新提交申请。如需使用博雅讲堂额外设备，应提前说明，以备提前准备，确保活动顺利进行。
六、使用部门要爱护并节约博雅讲堂内物品，安全规范使用各类电子设备，不得擅自改变室内设备、设施等位置，如发现设备运转不良、损坏等情况请及时向学院办公室或实验室办公室报备，切实做好防火安全工作，因操作不当造成的损失将追究使用部门的责任。
七、博雅讲堂使用完毕，使用部门需做好活动会后场地清理工作，撤除标语标牌，将设备设施摆放整齐，关闭所有设备、电源及门窗，将博雅讲堂所有物品及设备复原归位，清点使用设备数量，填写《艺术学院博雅讲堂借用情况反馈表》，归还借用钥匙并与办公室相关人员完成交接后方可离开。
八、未经允许，任何部门与个人不得擅自使用博雅讲堂、不得擅自挪用博雅讲堂多媒体设备和桌椅等物品、不得擅自外借会博雅讲堂内的各类物品、不得随意装订与粘贴各类招贴。
九、本制度于下发之日起执行，学院办公室负责解释。
桂林理工大学艺术学院
2024年11月13日
